93歳女性の遺言 8年間放置した結果

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遺言執行者になっている案件ありますよね?

どうやって管理してます?

つまり、亡くなってないかどうかを、どうやって、把握していますか? ということ。

私の失敗談です。

8年前の遺言 当時93歳の女性

先日、遺言を整理していたときのことです。

8年前に作成した遺言に目がとまりました。

その遺言は、私が遺言執行者。
(あ、こんな案件があったんだ、忘れてた。やばっ!)

その人は、作成した当時、93歳
施設に入所。身寄りなし。

血の気が、サーってひきました。(汗)

思わず、天を仰ぎ見ました。

まだ、ご存命?
お元気としても101歳です。

ワオ!(笑)

もし亡くなっていたら大変なことに。

さっそく、資料を保管している段ボール箱をひっくり返して、
当時の資料を探しました。

探すこと30分、「あった」

そのあと、一枚ずつ資料をめくって、ようやく関係者の電話番号を探しました。

恥ずかしならが、その関係者とも、連絡を取っていませんでした。


電話をするときも不安

ようやく、連絡先を見つけて、さっそく電話をしてみました。

もちろん、遺言を作られた方がお元気かどうかも不安でしたが、
その関係者が、こちらを把握しているかどうか、
遺言のことを覚えているかどうかも不安でした。

だって、何年も連絡を取っていなくて、そのとき数回やりとりしただけの人のこと
僕だったら、きっと記憶の彼方に飛んで行っていると思います(苦笑)。

電話がつながります。

かわさき
司法書士の川嵜と申します。8年前に○○さんの遺言を作ったのですが、覚えていらっしゃいます?
関係者
はい、覚えていますよ。

ああ~、良かった。
まずは第一段階クリアです。

(ドキドキしながら聞きます)

かわさき
ところで、○○さんはお元気でいらっしゃるでしょうか?

関係者
はい、最近は車椅子ですが、ご飯もよく食べて元気ですよ

ああ~! よかった!

いや~、何年も連絡をしていないとダメですね。

僕もよい教訓になりました。

あなたも、こんな案件、ありません?

案件を継続的にどう管理するか?

今回は、関係者も私のことを覚えていて、遺言を作られた方もお元気でしたので、事なきを得ました。

もし、関係者が私のことを覚えていなかったら、どうやって説明するか、
まずそこで多大な時間をとられるでしょう。

その前に、資料を探すのも、ひと苦労。
30分かりました。
まだ見つかって良かったです。

それより、万一、遺言を作られた方が亡くなっていて、
遺産分割が終わっていたら、それこそ大変です。

かわさき
あ、ちょっと待って、遺言あったのに・・・

確認できるまで、こっちが死にそうでした。(苦笑)

だから、遺言執行者になっている案件って、
関係者と継続的に連絡を取り続けていないとまずいですよね。

連絡したら、

関係者
3年前に亡くなっていますよ。

なんてことになると、大変です。

でも、案外、管理しきれていない事務所が多いのでは?
(僕だけ?)

だって、個人事務所って、日頃の業務処理に追われて、
そうゆう「仕組み」を作るのって、後回しになるじゃないですか。

僕も、この部分にかなり危機感を抱いていました。

それで、お客さん情報や、案件情報を、検索してすぐに確認できるシステムを作ったんですね。

2年半かかりました。かかったトータルのコストも1000万円!(汗)

名付けて、
「人を大事にするシステム」

これのおかげで、定期的にお客さんに連絡を取れてとても便利になりました。

先の、101歳の方の遺言の案件も、システムに情報を登録するときに発見したものです。

このシステムも稼働し始めて、ホントに便利になりました。

せっかくこのようなシステムを作ったのですから、
財産管理業務を扱うみなさんにも提供したいと考えています。

現在、第1期のモニターさんから使ってもらっていますよ。

とっても、好評です!

再度のモニター募集情報は、メルマガで。登録はこちら
https://48auto.biz/minji-shintaku/registp.php?pid=3


このシステムの特徴

このシステムは、

・お客さんの情報(家系図など)や案件の情報を素早く確認できる。
・クラウドで、PCやスマホからも利用できる。
・お客さんに継続的に連絡を取る。 ← 特にこれ!
・やらなければいけないこと(ToDo)をリマインドしてくれる。

と言ったことを、最大の目的としています。


【機能1】
名前で検索すれば、家系図や、名寄せ等もすぐチェックできます。


【機能2】
これまで依頼をいただいた案件も、ひと目でわかります。


【機能3】
顧客情報の一覧。
上から4人目までは、12月に状況確認の連絡をする予定の人。


【機能4】
遺言執行者になっている案件で検索
このように、遺言執行や、任意後見受任者、死後事務委任、信託監督人になっている案件も
簡単に検索できる。


【機能5】
案件情報を表示させれば、
その案件の内容や、
成果物(遺言や、信託契約書、登記事項証明書)などもチェックできる。


【機能6】
打合せ等のやりとりや、書類を受け取った、渡したなどの記録も残せる。


【機能7】
ToDoを登録すれば、リマインドメールも。
書類の作成や、打合せ日程だけでなく、
確認の連絡をする、会社の役員の任期管理、などにも活用できる。


【機能8】
さらに、業務がどのようなルートで来ているか傾向もつかめる。
今後の、経営方針の方向付けにも利用できる。


どのような人が使うといいか?

相続や、認知症対策の業務をされている人ですね。

相続登記、遺言、任意後見、死後事務、家族信託

などなど

どれも長期的な付き合いが必要ですからね。

とくに、

・遺言執行者
・死後事務の受任者
・任意後見人(見守り等がない場合)
・信託監督人


時々連絡を取る必要がありますよね。

それをどう管理するかは、とっても重要な問題だと思います。

逆に、連絡が来たとき、「あれ、なんだっけ?」だと困りますし。

でも、逆に

・一度やったら後は付き合いがない業務ばかりの人
・長期的な付き合いは避けたいと、お考えの人
・連絡をするのは、向こうの責任では。とお考えの人

などは、このシステムを使うメリットはないと思います。

余計な入力作業が発生しますので、面倒なだけ。

でもあなたが、お客さんと長期的に連絡を取りたい、
と、お考えなら、きっと役に立つと思います。

そして、連絡を取り続けると
その時は、説明しても「?」だった業務が
あるとき「お願いします」ってこともあるんですね。

つまり、追加の依頼や、紹介も受けられるようになります。

やはり、タイミングって重要ですから。

この記事を書いた2021年1月31日現在では、第1期モニターの方に使い始めてもらっています。

女性専門家
お客さんから電話が来たら、家系図がすぐに確認できた
男性専門家
リマインドのメールが来るから、やること忘れないで済む
女性専門家
そのお客さんから、どんな案件の依頼を受けたか一目で確認できる
男性専門家
後見のシステムは、これまでの報酬もわかって便利

このようなご意見が寄せられて、好評ですよ。

登記だけでは、司法書士の将来が不安という人も多いと思います。
この記事でも、司法書士の現状について、私なりの考えを紹介させていただきました。

一方で、財産管理系の業務は、高齢社会の新しいニーズになりつつあり、
司法書士の将来性を支える業務になるかもしれません。

でも、司法書士って、「顧問契約」に慣れておらず、継続的にお客さんとお付き合いすることって、苦手ですよね。

だから、お客様と長ーく付き合えるようにするには、案件情報や顧客情報にすぐアクセスできるシステムが重要と考え、
この「人を大事にするシステム」を構築しました。

2021年の春になったら、またモニターを募集する予定です。

興味のある人は、メルマガに登録してくださいね。

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