案件情報の保管、どうしてます？
3年くらい前の夏のことです。
事務所のスタッフから言われました。
「出張行かないでください」
当時は、信託の案件で全国を飛び回っていました。
そうすると、事務所に、信託の内容で問合せがあっても、
僕がほとんど事務所にいないので、
内容がだれもわからない。
確かに、今、僕に万一のことがあったら、過去の案件、
わかる人が全くいなくなる。
私は危機感を抱き始めました。
そんなとき、過去に信託の依頼を受けた人からTEL。
折り返そうとしたら、電話番号を聞いてない。
電話番号を調べるために、段ボール箱の資料をひっくり返すこと30分
「やっと見つけた」
これではまずいと思いました。
当時は、紙ベースで資料を保管していました。
信託契約書や登記簿はキングファイルで保管
他の業務でも、
会社の登記の議事録なども、会社ごとに紙ファイルで保管。
遺言も同様。こちらが執行者になっている遺言は、紙ファイルで保管していました。
その資料に電話番号が書いてないと、それこそ、電話かけるのにも一苦労です。
業務途中のやりとりした資料は、段ボール箱で保管（ほぼ、放置状態）
もちろんデータはサーバーに残っていますが、電話番号が書いていないことも。
遺言や信託などは、どれが最終版かわからない。
さらに事故が起きました。
遺言執行案件の紙ファイルを見ていたときのこと
「あれ？この遺言。遺言者、大正7年（1918年）生まれだよね。
作成から8年間たってる。今100歳？！」
私の血の気がサーッと引きました。
また、段ボール箱をひっくり返して、関係者の連絡先を探しました。
TELしたら、まだお元気とのことで、事なきを得ましたが、
このままではヤバい。
仕事をしたらやりっぱなし、というわけにはいかない。
案件情報を共有して、すぐに引っ張れるようにすることが必要だ！
ということで、案件情報を、システム的に管理する「旅」が始まりました。
まずは、業務ソフトが使えないか？
うちの事務所は、リーガルの「権（ちから）」という業務ソフトを使っています。
そこに、「業務カルテ」という機能があります。
それで案件管理ができないか？と考えました。
これなら、余計なお金もかからないし。
しかし、いろいろ使ってみると、どうもかゆいところに手が届かない。
登記申請書を作るソフトの「おまけ」の機能ですから、やむを得ないんですよね。
他にも、司法書士向けの業務ソフトで使えるものがあるかと調べましたが、
どうもしっくりこない。
ということで、自分で作るしかない。
セールス・フォースは大失敗
案件管理、顧客管理で世界的シェアを取っているソフトといえば
「セールス・フォース」
クラウドで使えるので、どこからでもアクセスできるのが良い。
しかし、これが大失敗。
利用料が高いのは、しようがないにしても、
データベースの構築が、チョーむずい。
氏名、住所、電話番号
この項目を作るのすら、何日考えても、わからない。
サポートに電話しても、
公開セミナーに参加しても、できるようになりません。
マニュアルを読んでも、専門用語が一杯。
しかも、アメリカの会社が提供しているシステムですから、考え方が、日本的でない。
あわない。
これは、大企業のように、専門のシステム・エンジニアがいる会社じゃないと、
扱うのはムリですね。
ということで、セールス・フォースは挫折。
しかも、契約が1年縛り。
半年で挫折して、残りの半年間の利用料、もったいなかったぁ。
つなぎの、スプレッドシート
その間、スプレッドシートで案件管理をしていました。
ExcelのGoogle版です。
これなら、クラウドで使えるので、僕が出張先でも、アクセスできます。
クラウドなので、事務所のサーバーのPCがクラッシュしてもデータが残る。
これで、お客さんの連絡先の情報や、案件の進捗管理はできるのですが、
限界があります。
家系図、遺言、信託契約書、などの「ファイル」が関連づけて登録できない。
ですから、スプレッドシートも一時的なものですね。
その間も、様々な業務の依頼を受けています。
業務情報の共有化は、道半ば。
「早く良いシステムを作らねば。」
サイボウズを思い出す
そういえば、司法書士になる前に勤めていた会社で
「サイボウズ」
を使っていることを思いだしました。
そこでは、営業情報を登録して、情報共有をしていました。
それで、サイボウズをトライしてみることにしました。
でもサイボウズって
・サイボウズ・オフィス
・ガルーン
・キントーン
など様々なシステムがあってどれを使ったら、いいかわかりません。
そこで、まずは基本と思って
サイボウズ・オフィスを使ってみました。
データを登録して使っていると、できそうだけど、
「カスタマイズが難しい」
そこでサイボウズ社まで出かけて、相談しました。
「キントーンだったらできるかもしれませんね。」
それで、キントーンで構築し直すことにしました。
「キントーン」のいいところは、とにかくカスタマイズが簡単。
自分の作りたいようなデータベースが作れます。
欠点は、データベース間の連携に少しクセがあること。
顧客情報と案件情報、それぞれ別のデータベースで作るのですが、その連携にちょっと工夫が必要です。
でも、キントーンなら、自分の理想な形のものが作れそうです。
最大の問題は、どのような形のデータベースを作るか
つまり、データベースの設計です。
これが実は、一番悩みました。
「個人」と「会社」を分けるか？
お父さんの案件で、子供が窓口の場合はどうするか？
紹介してくれる税理士さんや不動産業者をどう登録するか？
お父さんの相続、
お母さんの遺言、
子供の不動産登記をしたとき、
どのように関連付けるか？
「鈴木家」という形にするか？
ここに答えを出していかなければなりません。
一方で、できるだけシンプルな形にしないと、
利用方法を覚えるのが大変です。
事務所のメンバーが使ってくれなくなる。
↑
これ最悪。
幸い、僕が開業当初から勤めてくれているスタッフが、
データベースのことを少し詳しかったので、
彼女と喧々諤々、何度も何度もしましたね。
トライ＆エラーの連続です。
システムを一から設計し直すことも何度もありました。
キントーンにたどり着いてから1年半。
ようやく満足するものができました。
みんなに提供できないか？
そういえば、士業で、遺言や相続など、財産管理系の業務をしている人は
みんな同じ悩みを持っているはず。
せっかく作ったシステム。
財産管理系の業務で、情報の保管、情報の共有にとても適した価値になっています。
僕のもう一つの想いは、
「個人事務所が、ゆるく協力して、
時代の変化や、大規模事務所などに対抗する！」
民事信託監督人協会などを通じて情報提供をしているのはこれが理由。
個人で、このようなシステムを作るのはほんと大変だと思います。
うちの事務所でも、2年半の歳月と、
人件費を入れると1000万円くらいのお金がかかりました。
みんながこんな思いをすることはない。
だったら、「これをみんなに提供したらいいのでは？」
と、また考えなくて良いことを考えちゃうんですね（笑）
#すごい労力かけてます
それを協会を通じて、みんなに提供することに決めました。
名付けて【人を大事にするシステム】
これ、まさに僕の思いです。
お客さんの情報をしっかり保管しよう ⇒ お客さんを大事に
やったら終わりでなくて、ときどきお客さんに連絡しよう ⇒ お客さんを大事に
業務情報の共有を通じて効率化しよう ⇒ 自分やスタッフを大事に
だから【人を大事にするシステム】
今は、システム利用者のコミュニティーをつくって
ちょっと業務相談できる場や、
「セミナーどうやってる？」なんて情報交換できる場も作りつつあります。
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